業務システム発注の依頼書の書き方
A4二枚で作る6項目

依頼書があると、見積もりが安定する

業務システムの見積もりが会社ごとに大きく違う原因の多くは、依頼内容の伝わり方がそろっていないことです。同じ資料を渡せば、比較もしやすくなります。

ラスタージ（Lustage）は低コストの業務システム開発を行っており、依頼書が無い段階の相談も歓迎しています。ここでは、A4二枚で作れる依頼書の6項目を紹介します。

項目1：目的と解決したい困りごと

最初に「何のために作るのか」を一文で書きます。機能の希望より先に、困りごとを書くのがコツです。

例として、次のように書きます。

• 受注内容をメールから転記しており、月に十数時間かかっている
• 担当者ごとに管理表が違い、最新の状況が分からない
• 入力ミスによる請求の訂正が、毎月起きている

項目2：現状の業務の流れ

今の業務を、誰が・何を使って・どの順番で行っているかを書きます。きれいな図は不要で、「受注メールを見る→Excelに入力→請求書を作る」のような矢印の箇条書きで足ります。

使っている道具（Excel、紙、メール、スプレッドシートなど）と、1回あたりの件数、関わる人数も添えます。

項目3：必要な機能と、あると良い機能

必ず必要な機能と、あれば嬉しい機能を分けて書きます。分けておくと、依頼先が予算に合わせて範囲を調整しやすくなります。

画面の見た目や技術の指定は、こだわりが無ければ書かなくて構いません。何ができればよいかを、普段の言葉で書きます。

項目4：予算・期限・利用人数

予算は上限の目安を、期限は使い始めたい時期を書きます。利用人数と、同時に使う人数の目安も伝えます。

運用にかかる費用（サーバー代など月額の費用）をどこまで許容できるかも書いておくと、構成の提案が現実的になります。月額運用費を抑えたい場合は、その旨を明記します。

項目5：守ってほしい条件

個人情報を扱うか、閲覧できる人を限定したいか、既存のツールと連携が必要かなど、外せない条件をまとめます。

納品後の保守や、開発者が不在でも困らないための引き継ぎ資料を求める場合も、ここに書いておきます。

項目6：提案の評価基準と提出してほしいもの

何を重視して依頼先を選ぶかを書きます。金額だけでなく、対応範囲、進め方、保守の扱いなどを比べる旨を伝えると、提案の中身がそろいます。

提出してほしいものとして、見積もり（内訳つき）、スケジュール、運用費の内訳、納品物の一覧を指定します。

まとめ

目的と困りごと、現状の流れ、必要な機能、予算と期限、守る条件、評価基準。この6項目をA4二枚にまとめれば、依頼書として十分に機能します。完璧に書けなくても、書ける範囲から始めてください。ラスタージでは、依頼内容の整理からご相談を承っています。