Excel業務をスプレッドシートへ
移行する5ステップ

移行を急ぐ前に確認したいこと

Excelで長年回してきた業務をGoogleスプレッドシートへ移すと、複数人の同時編集やファイルの受け渡し不要といった利点があります。一方で、移せるものと移せないものがあり、見極めずに進めると途中で止まります。

ラスタージ（Lustage）は低コストの業務システム開発・DX化支援を行っており、Excelからの移行相談も多い分野です。この記事では、業務を止めずに移す5ステップを説明します。

ステップ1：現状の棚卸しをする

まず、移したいファイルが何をしているかを書き出します。次の4点を表にすると、移行の難易度が見えます。

• 誰が、いつ、何のために使うか
• 入力しているデータと、出力している帳票
• 使っている数式・関数の種類
• VBAマクロや外部ファイル連携の有無

ステップ2：VBAマクロは「何をしているか」で分ける

VBA（Excelのマクロ言語）はスプレッドシートでは動かないため、GAS（Google Apps Script）で書き直します。ただし、全部を移す必要はありません。

マクロを「ボタン1つで集計する」「PDFを作る」「メールを送る」のように機能で分け、今も使っているものだけを移します。使われていないマクロは、移行を機に捨てるのが費用を抑える近道です。

ステップ3：データと数式を移して差分を確認する

Excelファイルはそのままドライブにアップロードして開けば、スプレッドシートに変換できます。多くの基本的な関数はそのまま動きますが、一部の関数や書式、ピボットテーブルの見た目は変わることがあります。

変換後は、Excelの計算結果とスプレッドシートの計算結果を数件ぶん並べて比べます。合計や件数が一致するかを、必ず自分の目で確認してください。

ステップ4：新旧を並行して動かす

いきなり切り替えず、1〜2か月は新旧の両方に入力する期間を設けます。月末の締め処理を最低1回は並行して通すと、見落としに気づけます。

この期間に、入力者から「使いにくい点」を集めます。入力欄の並び順や、ドロップダウンの追加など、小さな改善で定着率が大きく変わります。

ステップ5：切り替えの判断基準を決めて移行する

切り替えの条件は、事前に決めておきます。たとえば「2回続けて結果が一致」「全入力者が新しい画面で入力できた」「旧ファイルは読み取り専用にして保管」のように、誰が見ても判断できる形にします。

切り替え後は、旧Excelを削除せず一定期間残します。万一の差分調査に使えます。

まとめ

棚卸し、マクロの仕分け、データ確認、並行運用、切り替え基準。この5ステップを踏めば、業務を止めずにExcelからスプレッドシートへ移せます。GASを併用すれば、サーバー代などの月額運用費がかからない業務システムにもできます。ラスタージでは、移行の範囲づくりからご相談を承っています。