業務システム発注前の
要件整理｜依頼前に決める5項目

要件を整理しないまま発注すると、費用と納期がぶれる

業務システムの見積もりが業者ごとに大きく違う主な理由は、依頼側の「やりたいこと」が言葉になっていないことです。要件（システムに求める機能や条件）が曖昧だと、業者は安全のために余裕を見た金額を出すか、後から追加費用が発生します。

要件定義というと難しく聞こえますが、中小企業の業務システムなら、A4一枚程度のメモで十分なことがほとんどです。この記事では、依頼前に自分でまとめられる5つの項目と、書き方の例を紹介します。

項目1：今の業務の流れを順番に書き出す

最初に、いま誰が・何を使って・どの順番で作業しているかを、箇条書きで書き出します。画面や機能の話は後回しで構いません。

たとえば受注管理なら、次のように書きます。

• 注文がメールとFAXで届く
• 担当者がExcelの受注台帳に手入力する
• 納品日が近い注文を目視で拾い、現場へ口頭で伝える
• 納品後に請求書をWordで作り、メールで送る

項目2：困っていることと、その回数・時間を書く

「手間がかかる」だけでなく、頻度と時間を数字にします。概算で構いません。数字があると、システム化の効果を判断でき、どこまで作り込むかも決められます。

• 転記作業：1日に約30分、月に約20日
• 入力ミスの手直し：月に数回
• 最新版のファイルを探す時間：人によって異なる

項目3：入力する情報と、出力したいものを分ける

システムは「入力→保存→出力」で整理すると考えやすくなります。入力する項目（顧客名・日付・金額など）と、出力したいもの（一覧画面・請求書PDF・集計表・通知メール）を別々に書き出します。

今使っている帳票やExcelの画面写真があれば、そのまま共有するのが最も正確です。項目名の言い回しも、現場で使っている言葉のまま残してください。

項目4：使う人数と、守るべきルールを決める

同時に使う人数、閲覧だけの人と編集する人の区別、データを見せてはいけない相手などを決めます。ここが決まると、GAS（Google Apps Script）＋スプレッドシートで足りるか、別の方式が必要かを判断できます。

GASは月額運用費がかからない一方で、1回の実行時間やメール送信数などに上限（クォータ）があります。数人〜数十人規模の社内利用なら収まることが多く、数千件を一度に処理する用途では別の構成を検討します。

• 使う人数と権限（閲覧のみ／編集可）
• 取り扱うデータの重要度（個人情報の有無）
• 1日あたりの処理件数の目安

項目5：予算と優先順位を伝える

予算の上限と、「ないと困る機能」「あれば嬉しい機能」の区別を伝えます。優先順位が分かれば、最初は最小限の機能で始め、使いながら足していく進め方ができます。

最初から全部を作るより、まず一つの業務だけ動かして効果を確認する方が、失敗しにくく費用も抑えられます。

まとめ

①業務の流れ、②困りごとと回数、③入力と出力、④人数とルール、⑤予算と優先順位の5項目をメモにすれば、見積もりの精度が上がり、手戻りも減ります。完璧でなくても、手元の資料をそのまま共有すれば整理します。

ラスタージは、低コストの業務システム開発とDX化支援を、要件が固まっていない段階から相談できます。月額運用費0円で作れる範囲かどうかも、メモを見ながらお答えします。