業務システムの費用対効果を
計算する3ステップ

費用対効果を先に計算する理由

業務システムの相談では、「いくらかかるか」が先に話題になりがちです。しかし本来の判断材料は、かかる費用と減らせる手間の差し引きです。開発費が安く見えても、効果が小さければ回収できません。

ラスタージ（Lustage）は、低コストの業務システム開発・DX化支援を行っています。相談の前に自分で目安を出しておくと、見積もりの妥当性も判断しやすくなります。

ステップ1：現状の作業時間を測る

まず対象業務にかかっている時間を、感覚ではなく実際に測ります。1週間ほど、担当者に作業の開始と終了を記録してもらうのが確実です。

記録するときは、次の項目に分けると、どこがシステム化に向くかも見えてきます。

• 転記・コピー（Excel、紙、メールからの写し）
• 確認・集計（合計の計算、突き合わせ）
• 連絡（承認依頼、催促、報告のメール）
• ミスの修正（やり直し、問い合わせ対応）

ステップ2：削減できる時間と金額を見積もる

測った時間のうち、システムで置き換えられる部分だけを削減対象にします。判断が必要な作業や、人が確認すべき作業は残るため、全部が消えるとは見ません。

年間の削減額は次の式で求めます。例として、月20回・1回あたり30分の転記作業を、時間単価2,000円の担当者が行い、その8割を自動化できる場合を考えます（数値は説明用の仮定です）。

30分 × 20回 × 12か月 = 年間120時間。その8割の96時間が削減対象で、96時間 × 2,000円 = 年間192,000円の削減額になります。

ステップ3：開発費と運用費で割って回収期間を出す

回収期間は「開発費 ÷ （年間削減額 − 年間運用費）× 12か月」で求められます。運用費が月額かかる構成では、分母が小さくなって回収が遅れます。

スプレッドシートで管理するなら、次のような式で毎回計算できます。A2に開発費、B2に年間削減額、C2に年間運用費を入れます。

• 回収期間（月）：=A2/(B2-C2)*12
• 運用費が0円の構成なら、C2は0になり、回収期間は =A2/B2*12
• B2−C2がゼロ以下なら、その構成では回収できない

金額にしにくい効果の見方

ミスの減少、対応の早さ、担当者が休んでも回る状態といった効果は、金額にしにくい項目です。無理に金額へ換算すると数字が根拠のないものになります。

その場合は、ミスの件数、締め処理にかかる日数、問い合わせ回数など、減らしたい数字を1つ決め、導入の前後で比べてください。小さく始めて数字が動くかを確かめるのが確実です。

費用対効果が出にくいケース

次のような業務は、システム化しても回収しにくい傾向があります。向かない場合は、システム化せず運用の見直しだけで済ませるほうが得策です。

• 年に数回しか発生しない業務
• 毎回やり方が変わり、ルール化できない業務
• 担当者が1人で、作業時間がもともと短い業務
• GASの実行時間・クォータ（利用上限）を超える大量データや高頻度の処理

まとめ

費用対効果は、①作業時間を測る、②削減額を見積もる、③開発費と運用費で割る、の3ステップで自分でも出せます。月額運用費がかからない構成は回収が早まりやすく、小さく始めれば投資額も抑えられます。ラスタージでは、この計算に使う業務の洗い出しから一緒に整理します。まずは困っている業務をお知らせください。