業務システム開発の費用を
抑える5つの発注ポイント

費用が膨らむ原因は「作る前」に決まる

業務システムの費用は、開発会社の単価よりも「何を作るか」で大きく変わります。画面数・帳票数・外部連携・権限の種類が増えるほど、設計とテストの工数が積み上がるためです。

つまり費用を抑える最大のポイントは、発注前に要件を絞ることです。値引き交渉より先に、作る範囲を小さく決めるほうが効果があります。

ポイント1：最初に作る範囲を1業務に絞る

「社内の業務をまとめて全部システム化したい」という依頼は、見積もりが大きくなりやすく、途中で仕様もぶれます。まずは最も手間のかかっている1業務（例：見積書の作成、勤怠の集計、問い合わせの管理）だけを作り、使いながら広げる進め方が現実的です。

1業務で成果が出れば、次の業務は同じ土台の上に追加できます。最初から完成形を目指さないことが、低コストで失敗しにくい進め方です。

ポイント2：今の業務の流れを書き出してから依頼する

開発会社に最初から相談するより、現状を紙1枚にまとめておくと、見積もりの精度が上がり、打ち合わせの回数も減ります。次の5項目を書き出してください。

• いつ・誰が・何をしているか（作業の流れ）
• どのファイルやツールを使っているか
• 月に何件くらい発生するか
• いちばん時間がかかっている作業はどれか
• 間違いやすい・抜け漏れしやすい箇所はどこか

ポイント3：ExcelやGoogleスプレッドシートを活かせないか確認する

すでに社内でスプレッドシートが使われているなら、それを捨てて新しいデータベースを作る必要はないかもしれません。GAS（Google Apps Script）を使えば、スプレッドシートを土台に入力画面・自動計算・メール通知・PDF出力を追加できます。

この構成は、サーバーやデータベースの契約が不要なため、月額運用費がかかりません。ラスタージが「月額運用費0円の業務システム」を打ち出しているのは、この仕組みによるものです。

ポイント4：保守・運用の費用を最初に確認する

開発費が安くても、毎月のサーバー代・保守費・ライセンス費がかかると、数年で総額が逆転することがあります。見積もりを比べるときは、開発費だけでなく運用費を含めた総額で考えます。次の3点を必ず質問してください。

• 月額の運用費（サーバー・ライセンス・保守）はいくらか
• 自社で修正できる仕組みか、毎回依頼が必要か
• 開発会社が使えなくなったとき、データと仕組みを引き継げるか

ポイント5：向かないケースを先に聞いておく

どんな方式にも向き不向きがあります。たとえばGAS+スプレッドシートは、数十人規模までの社内業務には向きますが、同時に大量のアクセスが来る一般公開サービスや、数十万行を超えるデータ処理には向きません。

良い開発会社は、向かないケースを先に説明してくれます。「何でもできます」と答える会社より、できないことを説明できる会社のほうが、結果的に費用を抑えられます。

まとめ

業務システムの費用を抑えるには、①1業務に絞る、②現状を書き出す、③既存のスプレッドシートを活かす、④運用費を含む総額で比べる、⑤向かないケースを聞く、の5点が効果的です。

ラスタージは、業務システム開発・DX化支援を、GAS+スプレッドシートの月額運用費0円の仕組みで低コストに提供しています。まずは現状の業務をそのままお送りください。