スプレッドシートで
採用・応募者管理を作る5ステップ

採用管理は「誰がどの選考段階か」を見える化することから

応募者の情報がメールや個人のメモに散らばると、「あの方の面接は誰が担当か」「返事を出し忘れた」といった抜け漏れが起きます。1応募者を1行で記録する台帳を作り、選考ステータスと次回の予定を並べるだけで、対応漏れは大きく減ります。

ラスタージ（Lustage）は低コストの業務システム開発とDX化支援を行っており、採用管理の構築もご相談いただけます。ここでは、自分たちで作る場合の5ステップを紹介します。

ステップ1：応募者台帳の項目を決める

応募ID、応募日、氏名、応募職種、応募媒体、連絡先メール、選考ステータス、次回面接日時、担当者、備考を基本の項目とします。最初は10項目前後に絞り、入力が続く状態を優先します。

履歴書などのファイルは台帳に貼らず、Googleドライブの限定フォルダに置き、台帳にはそのリンクだけを入れます。個人情報が台帳に広がるのを防げます。

• 応募ID、応募日、氏名、応募職種、応募媒体
• 連絡先メール、選考ステータス、次回面接日時
• 担当者、履歴書フォルダのリンク、備考

ステップ2：選考ステータスと入力規則を作る

ステータスは「応募」「書類選考」「一次面接」「二次面接」「内定」「承諾」「辞退」「不採用」のように、実際の流れに合わせてプルダウンにします。応募媒体と応募職種もプルダウンにすると、表記ゆれがなくなり集計が正確になります。

条件付き書式で、辞退・不採用の行をグレーに、内定の行を緑にすると、進行中の応募者だけが目に入ります。

ステップ3：面接日程の前日にGASで通知する

毎朝GASを実行し、翌日に面接が入っている応募者を担当者ごとにまとめてメールで知らせます。時間主導型トリガーを設定すれば、人が確認しなくても動きます。

GASはGoogleアカウントで動くため、サーバー代などの月額運用費がかかりません。一方で、メール送信数にはGoogleの上限があるため、担当者ごとに1通へまとめて送る作りにします。

function notifyTomorrowInterviews() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('応募者台帳');
  const rows = sheet.getDataRange().getValues().slice(1);
  const tomorrow = new Date(); tomorrow.setHours(0, 0, 0, 0); tomorrow.setDate(tomorrow.getDate() + 1);
  // A=応募ID B=氏名 C=選考ステータス D=次回面接日時 E=担当者メール
  const byOwner = {};
  rows.forEach(r => {
    if (!(r[3] instanceof Date)) return;
    const d = new Date(r[3]); d.setHours(0, 0, 0, 0);
    if (d.getTime() !== tomorrow.getTime()) return;
    const time = Utilities.formatDate(r[3], 'Asia/Tokyo', 'HH:mm');
    (byOwner[r[4]] = byOwner[r[4]] || []).push(`${time} ${r[0]} ${r[1]}（${r[2]}）`);
  });
  Object.keys(byOwner).forEach(mail => {
    MailApp.sendEmail(mail, '【採用管理】明日の面接予定', byOwner[mail].join('\n'));
  });
}

ステップ4：媒体別・ステータス別に集計する

応募媒体ごとの応募数と内定数をCOUNTIFSで集計すると、どの媒体に費用をかける価値があるかを判断できます。集計は別シートに作り、台帳を直接触らないようにします。

// 媒体=E列、ステータス=G列
=COUNTIFS(応募者台帳!E:E, "求人媒体A")
// 内定以降に進んだ人数
=COUNTIFS(応募者台帳!E:E, "求人媒体A", 応募者台帳!G:G, "内定") + COUNTIFS(応募者台帳!E:E, "求人媒体A", 応募者台帳!G:G, "承諾")

ステップ5：個人情報の扱いと削除のルールを決める

台帳の閲覧・編集は採用担当者に限定し、リンクを知っている全員が見られる設定にはしません。不採用や辞退の応募者の情報は、保管期間を決めて削除します。期間は応募時に本人へ伝えた利用目的と合わせて決め、法的な扱いに不安がある場合は社会保険労務士や弁護士に確認してください。

応募が増えて媒体との自動連携やオンライン日程調整が必要になった場合は、専用サービスや個別開発へ移行する時期です。ここまで固めた項目と選考ステータスが、そのまま要件になります。

まとめ

1応募者1行の台帳、選考ステータスの統一、面接前日の通知、媒体別の集計、個人情報のルールの順に進めれば、無理なく採用管理を始められます。個人情報の扱いや媒体連携でお悩みの場合は、ラスタージにご相談ください。