スプレッドシートで
商談管理を作る5ステップ

商談管理は「1商談1行」の台帳から作る

商談の状況が担当者の頭やメモの中にしかないと、フォローの漏れや、担当が替わったときの引き継ぎ漏れが起きます。1商談を1行で記録する台帳を作り、次に何をいつやるかを必ず残すと、営業が属人化しにくくなります。

ラスタージ（Lustage）は低コストの業務システム開発とDX化支援を行っており、商談管理の構築もご相談いただけます。ここでは、自分たちで作る場合の5ステップを紹介します。

ステップ1：商談台帳の項目を決める

商談番号、登録日、会社名、担当者名、案件名、見込み金額、フェーズ、次回アクション、次回アクション日、営業担当を最小の項目とします。項目を増やしすぎると入力されなくなるため、最初は10項目前後に絞ります。

会社名は顧客台帳から選ぶプルダウンにすると、表記ゆれを防げます。

• 商談番号、登録日、会社名、担当者名
• 案件名、見込み金額、営業担当
• フェーズ、次回アクション、次回アクション日
• 失注理由、備考

ステップ2：フェーズと入力規則を設計する

フェーズは「初回接触・提案中・見積提出・受注・失注」の5つ程度に絞ります。自社の実際の営業の流れに合わせ、各フェーズに入る条件を一言で決めておくと、人によるブレが減ります。

フェーズはプルダウンにし、次回アクション日は日付のみ入力できる入力規則にします。失注の場合は理由を必ず残すようにすると、後で見直しに使えます。

ステップ3：次回アクションの期限をGASで通知する

毎朝GASを実行し、次回アクション日を過ぎても受注・失注になっていない商談を担当者別にメールで知らせます。時間主導型トリガーを設定すれば、人が確認しなくても動きます。

GASはGoogleアカウントで動くため、サーバー代などの月額運用費がかかりません。一方で、1回の実行時間やメール送信数にはGoogleの上限があるため、担当者ごとに1通へまとめて送る作りにします。

function notifyOverdueActions() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('商談台帳');
  const rows = sheet.getDataRange().getValues().slice(1);
  const today = new Date();
  today.setHours(0, 0, 0, 0);
  // A=商談番号 C=会社名 E=案件名 G=フェーズ I=次回アクション日 J=担当者メール
  const overdue = rows.filter(r => !['受注', '失注'].includes(r[6]) && r[8] instanceof Date && r[8] < today);
  const byOwner = {};
  overdue.forEach(r => { (byOwner[r[9]] = byOwner[r[9]] || []).push(`${r[0]} ${r[2]} ${r[4]}`); });
  Object.keys(byOwner).forEach(mail => {
    MailApp.sendEmail(mail, '【商談】次回アクションの期限が過ぎています', byOwner[mail].join('\n'));
  });
}

ステップ4：フェーズ別に集計してパイプラインを確認する

フェーズ別の件数と見込み金額をCOUNTIFSとSUMIFSで集計すると、提案中が多いのか、見積提出で止まっているのかが一目で分かります。週に1回この表を見るだけでも、次に注力すべき商談を決めやすくなります。

見込み金額は目安の数値です。受注の確度は人によって見立てが違うため、合計をそのまま売上予測として扱わず、傾向を見る材料として使ってください。

// フェーズ(G列)別の件数と見込み金額(F列)
=COUNTIFS(商談台帳!G:G, "提案中")
=SUMIFS(商談台帳!F:F, 商談台帳!G:G, "提案中")

ステップ5：受注・失注を振り返り、運用を見直す

月に1回、受注と失注の件数と失注理由を見直します。価格、時期、競合など理由に偏りがあれば、提案内容や見積の出し方を変える手がかりになります。受注した商談は見積書管理や請求書管理に引き継ぎます。

担当者が増えて同時編集が増えたり、メールや通話履歴を自動で取り込みたくなったりした場合は、SFA・CRMや個別開発に移行するタイミングです。ここまで固めた項目が、そのまま要件になります。

まとめ

1商談1行の台帳、フェーズの設計、期限通知、フェーズ別の集計、振り返りの順に進めれば、無理なく商談管理を始められます。要件が大きい場合や、見積・請求と連動させたい場合は、ラスタージにご相談ください。