スプレッドシートで
顧客管理を作る6ステップ

顧客管理は「高いツール」を入れる前に作れる

顧客情報がExcelや名刺、担当者の頭の中に散らばっていると、対応漏れや二重連絡が起きます。専用ツールは月額費用がかかりますが、小規模なら Google スプレッドシートで十分に始められます。

ラスタージ（Lustage）は低コストの業務システム開発を行っており、スプレッドシートとGASによる顧客管理の構築もご相談いただけます。ここでは、自分たちで作る場合の6ステップを紹介します。

ステップ1：管理する項目を最小限に決める

最初から項目を増やすと、入力されなくなります。「誰が・いつ・何をすればよいか」が分かる最小限から始めます。

• 顧客ID、会社名、担当者名
• 連絡先（メール・電話）
• ステータス（見込み・商談中・契約済みなど）
• 担当した社員、最終連絡日、次回フォロー日
• メモ

ステップ2：1行1顧客の一覧表にする

1行が1顧客、1列が1項目の表にします。セルの結合や、1つのセルに複数の情報を詰め込むことは避けます。あとで集計や自動化をするときに、この形でないと処理できません。

顧客IDは重複しない番号にし、行を並べ替えても紐づけが崩れないようにします。

ステップ3：入力ミスを防ぐ仕組みを入れる

ステータスや担当者はプルダウン（データの入力規則）にして、表記ゆれを防ぎます。日付の列は日付形式に統一します。

フォロー期限を過ぎた行を目立たせたいときは、条件付き書式で色を付けます。見落としが減り、運用が続きやすくなります。

ステップ4：共有範囲と権限を決める

顧客情報は個人情報を含みます。編集する人・閲覧のみの人を分け、リンクを知っている全員に公開する設定は使いません。

退職・異動のたびにアクセス権を見直す担当者と、その手順も決めておきます。

ステップ5：集計とフォロー管理を足す

ステータス別の件数や、担当者別の商談数は、別シートに COUNTIF や ピボットテーブルで集計できます。次回フォロー日が今日以前の顧客だけを抽出するフィルタを用意すると、毎朝の確認が楽になります。

ステップ6：繰り返す作業をGASで自動化する

運用が回り始めたら、手作業を自動化します。たとえば問い合わせフォームの回答を顧客一覧に自動追記する、フォロー期限が近い顧客を担当者へメール通知する、といった処理です。

GAS（Google Apps Script）はGoogleアカウントで動くため、サーバー代などの月額運用費がかかりません。一方で、1回の実行時間やメール送信数に上限があるため、件数や頻度が多い場合は事前に確認します。

まとめ

最小限の項目、1行1顧客、入力規則、権限、集計、自動化の順に進めれば、無理なく顧客管理を始められます。作り込みに自信がない、既存のExcelを活かして移行したいといった場合は、ラスタージにご相談ください。