スプレッドシートで
経費精算管理を作る5ステップ

経費精算は「1申請1行」の台帳から作る

紙の領収書やメールでの申請は、承認の状況が見えず、月末に確認と集計が集中します。1申請を1行で記録する台帳を作り、ステータスと承認者を必ず残すと、誰の申請が止まっているかがすぐ分かります。

ラスタージ（Lustage）は低コストの業務システム開発とDX化支援を行っており、経費精算管理の構築もご相談いただけます。ここでは、自分たちで作る場合の5ステップを紹介します。

ステップ1：申請台帳の項目を決める

申請番号、申請日、申請者、利用日、金額、勘定科目、支払先、目的、領収書リンク、承認者、ステータスを基本の項目とします。項目を増やしすぎると入力されなくなるため、最初は10項目前後に絞ります。

目的欄は一言でよいので必須にします。後から経費の妥当性を確認するときに役立ちます。

• 申請番号、申請日、申請者、利用日
• 金額、勘定科目、支払先、目的
• 領収書リンク、承認者、ステータス
• 差戻し理由、支払日

ステップ2：ステータスと入力規則を設計する

ステータスは「申請中・承認済・差戻し・支払済」の4つ程度に絞り、プルダウンにします。勘定科目もプルダウンにして表記ゆれを防ぎ、金額は数値のみ、利用日は日付のみ入力できる入力規則にします。

申請者が自分の行だけを編集できるようにしたい場合は、入力用のフォームを別に用意し、台帳は管理者だけが編集する構成にすると安全です。

ステップ3：未承認の申請をGASで通知する

毎朝GASを実行し、申請から3日以上たっても「申請中」のままの行を承認者別にメールで知らせます。時間主導型トリガーを設定すれば、人が確認しなくても動きます。

GASはGoogleアカウントで動くため、サーバー代などの月額運用費がかかりません。一方で、1回の実行時間やメール送信数にはGoogleの上限があるため、承認者ごとに1通へまとめて送る作りにします。

function notifyPendingExpenses() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('申請台帳');
  const rows = sheet.getDataRange().getValues().slice(1);
  const limit = new Date();
  limit.setDate(limit.getDate() - 3);
  // A=申請番号 B=申請日 C=申請者 E=金額 J=承認者メール K=ステータス
  const pending = rows.filter(r => r[10] === '申請中' && r[1] instanceof Date && r[1] < limit);
  const byApprover = {};
  pending.forEach(r => { (byApprover[r[9]] = byApprover[r[9]] || []).push(`${r[0]} ${r[2]} ${r[4]}円`); });
  Object.keys(byApprover).forEach(mail => {
    MailApp.sendEmail(mail, '【経費精算】承認待ちの申請があります', byApprover[mail].join('\n'));
  });
}

ステップ4：月次で勘定科目別・申請者別に集計する

承認済・支払済の申請を、勘定科目別と申請者別にSUMIFSで集計すると、月ごとの経費の傾向が分かります。集計は別シートに作り、台帳を直接触らないようにします。

締め日を決め、締め後に追加された申請は翌月分として扱うルールを台帳の先頭に書いておくと、集計のやり直しが減ります。

// 勘定科目(F列)別の承認済・支払済の合計(E列)
=SUMIFS(申請台帳!E:E, 申請台帳!F:F, "交通費", 申請台帳!K:K, "支払済")
// 月の絞り込みは利用日(D列)を条件に追加する
=SUMIFS(申請台帳!E:E, 申請台帳!F:F, "交通費", 申請台帳!D:D, ">="&DATE(2026,10,1), 申請台帳!D:D, "<"&DATE(2026,11,1))

ステップ5：領収書の保管ルールを決めて見直す

領収書は撮影またはPDFにしてGoogleドライブの共有フォルダに保存し、申請行にリンクを残します。ファイル名は「申請番号_日付」のようにそろえると探しやすくなります。

保存期間や電子保存の要件は税務・法令で定められているため、顧問の税理士など専門家に確認してください。申請者が増えて同時編集が増えたり、会計ソフトと自動連携したくなったりした場合は、専用サービスや個別開発に移行する時期です。ここまで固めた項目が、そのまま要件になります。

まとめ

1申請1行の台帳、ステータスと入力規則、未承認の通知、月次集計、領収書の保管ルールの順に進めれば、無理なく経費精算の管理を始められます。承認の経路が複雑な場合や、会計ソフトと連携させたい場合は、ラスタージにご相談ください。