スプレッドシートで
経費精算管理を作る5ステップ

契約管理は「期限を見落とさない」ことから始める

契約書がフォルダや担当者の手元に散らばっていると、自動更新の解約期限を過ぎてしまう、誰がどの契約の担当か分からない、といった問題が起きます。1契約を1行で記録する台帳を作り、更新日と通知期限を必ず残すだけで、見落としは大きく減ります。

ラスタージ（Lustage）は低コストの業務システム開発とDX化支援を行っており、契約管理の構築もご相談いただけます。ここでは、自分たちで作る場合の5ステップを紹介します。

ステップ1：契約台帳の項目を決める

契約番号、取引先、契約名、契約種別、開始日、終了日、自動更新の有無、解約通知の期限、金額、担当者、契約書リンク、ステータスを基本の項目とします。最初は12項目前後に絞り、入力されなくなる状態を避けます。

契約書の内容は台帳に全文を写さず、要点だけを備考に書き、原本はPDFへのリンクで参照します。

• 契約番号、取引先、契約名、契約種別
• 開始日、終了日、自動更新の有無、解約通知の期限
• 金額、担当者、契約書リンク、ステータス

ステップ2：入力規則と期限の色分けを設定する

契約種別とステータス（有効・更新協議中・終了）はプルダウンにし、日付列は日付のみ入力できる入力規則にします。表記ゆれがなくなり、集計や絞り込みが正確になります。

条件付き書式で、解約通知の期限まで30日以内の行を黄色、期限を過ぎた行を赤にすると、シートを開いた瞬間に対応が必要な契約が分かります。カスタム数式は「=AND($H2<>"", $H2-TODAY()<=30)」のように指定します。

ステップ3：更新期限をGASで事前に通知する

毎朝GASを実行し、解約通知の期限が60日後・30日後・7日後になる契約を担当者へメールで知らせます。時間主導型トリガーを設定すれば、人が確認しなくても動きます。

GASはGoogleアカウントで動くため、サーバー代などの月額運用費がかかりません。一方で、1回の実行時間やメール送信数にはGoogleの上限があるため、担当者ごとに1通へまとめて送る作りにします。

function notifyContractDeadlines() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('契約台帳');
  const rows = sheet.getDataRange().getValues().slice(1);
  const today = new Date(); today.setHours(0, 0, 0, 0);
  const targets = [60, 30, 7];
  // A=契約番号 B=取引先 C=契約名 H=解約通知の期限 J=担当者メール L=ステータス
  const byOwner = {};
  rows.forEach(r => {
    if (r[11] !== '有効' || !(r[7] instanceof Date)) return;
    const days = Math.round((r[7] - today) / 86400000);
    if (targets.indexOf(days) === -1) return;
    (byOwner[r[9]] = byOwner[r[9]] || []).push(`${r[0]} ${r[1]} ${r[2]}（解約通知の期限まであと${days}日）`);
  });
  Object.keys(byOwner).forEach(mail => {
    MailApp.sendEmail(mail, '【契約管理】解約通知の期限が近い契約があります', byOwner[mail].join('\n'));
  });
}

ステップ4：契約種別・取引先別に集計する

有効な契約の件数と年間金額を、契約種別別・取引先別にCOUNTIFSとSUMIFSで集計すると、固定費の見直しや取引先への依存度の確認に使えます。集計は別シートに作り、台帳を直接触らないようにします。

// 有効な契約の件数（契約種別=D列、ステータス=L列）
=COUNTIFS(契約台帳!D:D, "業務委託", 契約台帳!L:L, "有効")
// 有効な契約の金額合計（金額=I列）
=SUMIFS(契約台帳!I:I, 契約台帳!D:D, "業務委託", 契約台帳!L:L, "有効")

ステップ5：保管と閲覧権限のルールを決める

契約書のPDFはGoogleドライブの共有フォルダに保存し、ファイル名を「契約番号_取引先_契約名」にそろえて台帳にリンクを残します。台帳とフォルダは、閲覧できる人を必要な担当者に絞って共有します。

契約書の保存期間や、契約内容の法的な確認は専門家の判断が必要なため、顧問の弁護士や税理士に確認してください。契約数が増えて同時編集が増えたり、電子契約や審査フローと連携したくなったりした場合は、専用サービスや個別開発へ移行する時期です。ここまで固めた項目が、そのまま要件になります。

まとめ

1契約1行の台帳、入力規則と色分け、更新期限の事前通知、種別別の集計、保管と権限のルールの順に進めれば、無理なく契約管理を始められます。承認フローや電子契約との連携が必要な場合は、ラスタージにご相談ください。