スプレッドシートで
在庫管理を作る5ステップ

在庫管理は「入出庫の記録」から作る

在庫数を直接セルに書き込む管理は、誰がいつ変えたか分からず、数字が合わなくなる原因になります。入庫・出庫を1行ずつ記録し、在庫は計算で求める形にすると、ミスの原因を追えます。

ラスタージ（Lustage）は低コストの業務システム開発を行っており、スプレッドシートとGASによる在庫管理の構築もご相談いただけます。ここでは、自分たちで作る場合の5ステップを紹介します。

ステップ1：品目マスタを作る

品目ごとに1行の一覧表（マスタ）を作ります。品目コードは重複しない番号にし、名称が変わってもコードで紐づけられるようにします。

• 品目コード、品目名、単位（個・箱など）
• 保管場所
• 発注点（これを下回ったら発注する数量）
• 仕入先、備考

ステップ2：入出庫の記録表を作る

別シートに、1回の入庫・出庫を1行で記録します。列は日付、品目コード、区分（入庫・出庫・棚卸調整）、数量、担当者、メモです。区分と品目コードはプルダウン（データの入力規則）にして、表記ゆれを防ぎます。

出庫も数量はプラスで入れ、区分で入庫か出庫かを分けると、集計の式が単純になります。

ステップ3：現在庫を自動で計算する

品目マスタに「現在庫」の列を作り、SUMIFS関数で入庫の合計と、出庫の合計を取り、差を求めます。記録表に1行足すだけで現在庫が更新されます。

現在庫が発注点を下回った行は、条件付き書式で赤く表示すると、見落としが減ります。

=SUMIFS(入出庫!D:D, 入出庫!B:B, A2, 入出庫!C:C, "入庫")
 - SUMIFS(入出庫!D:D, 入出庫!B:B, A2, 入出庫!C:C, "出庫")
 + SUMIFS(入出庫!D:D, 入出庫!B:B, A2, 入出庫!C:C, "棚卸調整")

ステップ4：棚卸しの差異は記録として残す

実数を数えて帳簿と差が出たら、現在庫を直接書き換えず、区分「棚卸調整」の行を追加します。差がマイナスなら数量をマイナスで記録します。これで差異の履歴が残り、原因の分析ができます。

記録表の編集権限は担当者に絞り、品目マスタは管理者だけが編集できるようにします。

ステップ5：発注点の通知をGASで自動化する

毎朝決まった時刻にGASを実行し、現在庫が発注点を下回った品目をメールで知らせます。トリガー（時間主導型）を設定すれば、人が確認しなくても動きます。

GASはGoogleアカウントで動くため、サーバー代などの月額運用費がかかりません。一方で、1回の実行時間やメール送信数に上限があるため、品目数や頻度が多い場合は事前に確認します。

function notifyLowStock() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('品目マスタ');
  const rows = sheet.getDataRange().getValues().slice(1);
  const low = rows.filter(r => r[0] && r[5] < r[4]); // F列=現在庫, E列=発注点
  if (low.length === 0) return;
  const body = low.map(r => `${r[1]}：現在庫 ${r[5]}（発注点 ${r[4]}）`).join('\n');
  MailApp.sendEmail('info@example.com', '【在庫通知】発注点を下回った品目', body);
}

まとめ

品目マスタ、入出庫の記録表、自動計算、棚卸しの記録、通知の順に進めれば、無理なく在庫管理を始められます。バーコードや複数拠点など要件が大きい場合や、既存のExcelを活かして移行したい場合は、ラスタージにご相談ください。