スプレッドシートで
研修・資格の期限管理を作る5ステップ

期限管理は「台帳を1枚にする」ことから始める

資格や研修の期限は、個人のメモや部署ごとのExcelに散らばりがちです。更新を忘れると、現場で作業できる人が足りなくなったり、監査で指摘を受けたりします。まず台帳を1枚に集約し、期限が近い人を自動で知らせる仕組みを作れば、見落としの大半は防げます。

ラスタージ（Lustage）は低コストの業務システム開発とDX化支援を行っており、期限管理の構築もご相談いただけます。ここでは、自分たちで作る場合の5ステップを紹介します。

ステップ1：台帳の項目を決める

1行を「1人×1資格（または1研修）」にします。氏名、部署、メールアドレス、資格・研修名、取得日、有効期限、更新状況を基本の列とします。資格番号など機微な情報は、必要でなければ持たないのが安全です。

資格名と部署はプルダウンにすると、表記ゆれがなくなり集計が正確になります。

• 氏名、部署、メールアドレス
• 資格・研修名（プルダウン）
• 取得日、有効期限、更新状況

ステップ2：残り日数と状態を数式で出す

有効期限の列から、残り日数を数式で自動計算します。「期限切れ」「30日以内」「余裕あり」の状態列も作ると、一覧で優先度が分かります。条件付き書式で色を付けると、会議でそのまま使えます。

// F列=残り日数
=IF(E2="","",E2-TODAY())
// G列=状態
=IF(F2="","",IF(F2<0,"期限切れ",IF(F2<=30,"30日以内","余裕あり")))

ステップ3：期限が近い人にGASで自動通知する

毎朝GASを実行し、残り日数が90日・30日・7日ちょうどの人にだけメールを送ります。時間主導型トリガーで動くため、担当者が毎回台帳を確認する必要はありません。

GASはGoogleアカウントで動くため、サーバー代などの月額運用費がかかりません。メール送信数にはGoogleの1日あたりの上限があるため、対象人数が多い場合は件数に注意します。

function notifyExpiring() {
  const sh = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('台帳');
  const rows = sh.getDataRange().getValues().slice(1); // A=氏名 B=メール C=資格・研修名 D=有効期限
  const today = new Date(); today.setHours(0, 0, 0, 0);
  const steps = [90, 30, 7]; // 何日前に通知するか
  rows.forEach(([name, mail, title, expire]) => {
    if (!(expire instanceof Date)) return;
    const left = Math.round((expire - today) / 86400000);
    if (!steps.includes(left)) return;
    const d = Utilities.formatDate(expire, 'Asia/Tokyo', 'yyyy/MM/dd');
    MailApp.sendEmail(mail, `【期限通知】${title}の有効期限まであと${left}日`,
      `${name}さん、${title}の有効期限は${d}です。更新の手続きをご確認ください。`);
  });
}

ステップ4：部署別・資格別に取得状況を集計する

部署ごとに、必要な資格の保有者が何人いるかを集計すると、人員配置や研修計画の根拠になります。集計は別シートに作り、台帳を直接触らないようにします。

// 部署=B列、資格名=C列、状態=G列
=COUNTIFS(台帳!B:B, "製造部", 台帳!C:C, "フォークリフト運転")
// 30日以内に切れる件数
=COUNTIF(台帳!G:G, "30日以内")

ステップ5：閲覧権限と運用ルールを決める

台帳の閲覧・編集は管理者に限定し、本人には通知メールだけを送ります。更新したら更新状況を「完了」にして新しい有効期限を入力する、という担当者と手順を決めておきます。

法令で確認が求められる資格は、台帳を補助として使い、原本や交付元の記録での確認を別途残してください。人数が増えて承認フローや人事システムとの連携が必要になったら、個別開発へ移行する時期です。

まとめ

台帳を1枚にする、残り日数を数式で出す、期限が近い人へ自動通知、部署別に集計、権限と運用ルールを決める、の順に進めれば、無理なく期限管理を始められます。自社の管理方法に合う構成でお悩みの場合は、ラスタージにご相談ください。