スプレッドシートで
日報・業務報告の管理を作る5ステップ

日報管理は「集める」「確認する」「振り返る」を分けて考える

日報がメールやチャットに流れてしまうと、後から探せず、誰が出していないかも分かりません。入力はフォームに統一し、回答をスプレッドシートに1日1行ずつ蓄積するだけで、提出状況の確認と振り返りが一気に楽になります。

ラスタージ（Lustage）は低コストの業務システム開発とDX化支援を行っており、日報管理の構築もご相談いただけます。ここでは、自分たちで作る場合の5ステップを紹介します。

ステップ1：報告フォームの項目を決める

日付、氏名、案件名、作業時間、やったこと、困りごと、明日の予定を基本の項目とします。氏名と案件名はプルダウンにすると、表記ゆれがなくなり集計が正確になります。

「困りごと」欄を必ず設けると、日報が単なる作業記録でなく、早めの相談のきっかけになります。

• 日付、氏名、案件名（プルダウン）
• 作業時間、やったこと
• 困りごと、明日の予定

ステップ2：Googleフォームとスプレッドシートをつなぐ

Googleフォームの「回答」タブから、回答先をスプレッドシートに設定します。回答が自動で1行ずつ追加されるため、転記作業はありません。

回答シートは直接編集せず、集計や閲覧用のシートを別に作ります。元データを壊さずに済みます。

ステップ3：未提出者にGASで自動リマインドする

毎日夕方にGASを実行し、メンバー一覧と今日の回答を突き合わせて、未提出の人にだけメールを送ります。時間主導型トリガーで動くため、人が確認する必要はありません。

GASはGoogleアカウントで動くため、サーバー代などの月額運用費がかかりません。メール送信数にはGoogleの1日あたりの上限があるため、人数が多い場合は件数に注意します。

function remindUnsubmitted() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActive();
  const members = ss.getSheetByName('メンバー').getDataRange().getValues().slice(1); // A=氏名 B=メール
  const answers = ss.getSheetByName('フォームの回答 1').getDataRange().getValues().slice(1); // A=タイムスタンプ B=氏名
  const today = Utilities.formatDate(new Date(), 'Asia/Tokyo', 'yyyy-MM-dd');
  const submitted = new Set(
    answers
      .filter(r => Utilities.formatDate(r[0], 'Asia/Tokyo', 'yyyy-MM-dd') === today)
      .map(r => r[1])
  );
  members.forEach(([name, mail]) => {
    if (!name || submitted.has(name)) return;
    MailApp.sendEmail(mail, '【日報】本日分が未提出です', `${name}さん、本日の日報がまだ提出されていません。`);
  });
}

ステップ4：担当者別・案件別に集計する

作業時間を案件別に合計すると、どの案件にどれだけ工数がかかっているかが分かります。見積もりの精度向上や、赤字案件の早期発見に役立ちます。集計は別シートに作り、回答シートを直接触らないようにします。

// 案件名=C列、作業時間(時間)=D列
=SUMIFS('フォームの回答 1'!D:D, 'フォームの回答 1'!C:C, "案件A")
// 担当者別の月間提出日数
=COUNTIFS('フォームの回答 1'!B:B, "田中", 'フォームの回答 1'!A:A, ">="&DATE(2026,11,1))

ステップ5：閲覧権限とルールを決める

回答シートの閲覧・編集は管理者に限定し、メンバーにはフォームだけを共有します。顧客の個人情報や機密情報は日報に書かない、というルールを先に決めておきます。

人数が増えて承認フローや他システムとの連携が必要になったら、個別開発へ移行する時期です。ここまで固めた項目が、そのまま要件になります。

まとめ

フォームで集める、スプレッドシートに蓄積する、未提出者へ自動リマインド、案件別に集計、権限とルールを決める、の順に進めれば、無理なく日報管理を始められます。報告の流れに合った構成でお悩みの場合は、ラスタージにご相談ください。