業務システムの月額費用、
何にいくら払っているのかを5項目で見る

月額費用は「5つの対価」に分けて考える

業務システムの見積もりで「月額◯円」とだけ書かれていると、何に払っているのか分からず、高いのか妥当なのか判断できません。まず月額費用を、サーバー、ライセンス、保守、改修、外部サービス利用料の5つに分けて考えます。

ラスタージ（Lustage）は低コストの業務システム開発を行っており、このうち不要な項目をなくして月額運用費0円に近づける設計を得意としています。

• サーバー・クラウド利用料
• ソフトのライセンス料（利用者数課金など）
• 保守費（不具合対応・問い合わせ対応）
• 改修費（機能追加・仕様変更）
• 外部サービス利用料（メール配信・AI APIなど）

項目1：サーバー・クラウド利用料

独自に作るWebシステムは、動かすためのサーバーやデータベースの利用料が毎月かかります。小規模でも固定費になり、使っていなくても発生します。

GAS＋Googleスプレッドシートの構成は、Googleのインフラ上で動くため、サーバー代がかかりません。Google Workspaceなどすでに契約しているものがあれば、その範囲で動かせます。

項目2：ライセンス料（利用者数課金）

パッケージやSaaSは、利用者の数に応じて月額が増えるのが一般的です。人数が増えるほど費用が膨らむため、3年後の人数で試算します。

GAS＋スプレッドシートは利用者数による追加課金がありません。ただし、同時アクセスが多い用途には向かない制約があります。

項目3：保守費（何が無償で何が有償か）

保守費は「不具合が出たときに直してもらえる安心料」です。契約前に、対応時間、対応範囲、使い方の問い合わせが含まれるかを確認します。

仕様変更は保守に含まれず別料金になることが多いため、「不具合」と「仕様変更」の線引きを書面で確認してください。

• 不具合の対応は無償か有償か
• 連絡手段と返答までの目安
• 仕様変更・機能追加の費用の決まり方

項目4：改修費（変えたいときにいくらかかるか）

業務は変わるため、システムも変わります。月額が安くても、1項目追加するだけで高額な見積もりになる契約では、結果的に高くつきます。

契約前に、小さな変更の単価や、ソースコード・設計メモを納品してもらえるかを確認すると、将来の選択肢を残せます。

項目5：外部サービス利用料（AI APIなど）

メール配信、SMS、AIチャットボットのAPIなどは、利用量に応じた従量課金になります。これはシステムの構成にかかわらず発生するため、月額運用費0円の構成でも別に見込みます。

利用量の見込みを事前に試算し、上限を設ける設計にすると、想定外の請求を防げます。

発注前に聞く5つの質問

見積もりを受け取ったら、次の質問を投げてみてください。答えが曖昧な場合は、月額費用の中身が整理されていない可能性があります。

• 月額費用の内訳は何と何か
• 利用者が増えたら費用はどう変わるか
• 不具合と仕様変更の線引きはどこか
• 解約・乗り換え時にデータを持ち出せるか
• 外部サービスの従量課金は別にいくらかかる見込みか

まとめ

月額費用は、5つの対価に分けると妥当性を判断できます。自社の規模に対して過剰な契約になっていれば、GAS＋スプレッドシートで月額運用費0円に置き換えられる業務もあります。向かない業務は無理に置き換えず、適した構成を選ぶのが現実的です。

ラスタージは、低コストの業務システム開発・DX化支援として、現在の契約内容の見直しからご相談を受けています。