GASで作れる業務システムの例と、
向かないケースの見分け方

GASで作れる業務システムは「社内の定型業務」が得意

GAS（Google Apps Script）は、Googleスプレッドシート・Gmail・カレンダー・Googleフォームなどを自動で動かせる仕組みです。Googleアカウントがあれば追加のサーバー代がかからないため、数人〜数十人規模の社内業務なら月額運用費0円で運用できることがあります。

一方で、1回の実行時間やメール送信数などに上限があり、何でも作れるわけではありません。この記事では、GASで作りやすい業務システムの例と、向いていないケースの見分け方を、ラスタージ（Lustage）の視点で整理します。

例1〜3：入力・集計・申請の仕組み

例1：時間・作業の入力システム。Excelで管理していた作業時間を、Webの入力画面とスプレッドシートに置き換え、未入力や重複を画面で確認できるようにします。ラスタージの開発実績にも、広告会社向けの業務時間入力システムがあります。

例2：申請・承認フロー。Googleフォームで申請を受け付け、承認者へメールで通知し、承認結果をスプレッドシートに記録します。紙やメールの回覧が不要になります。

例3：受注・見積・請求の管理。受注台帳をスプレッドシートに集約し、請求書PDFの作成とメール送信までを自動化します。

• 入力画面→スプレッドシートに保存→集計、という流れが基本形です
• 承認やメール通知はGmailとトリガーで自動化できます

例4〜6：通知・レポート・AI連携

例4：定期レポートの自動作成と送信。毎朝または毎週、スプレッドシートの集計結果をPDFやメールで関係者へ送ります。

例5：問い合わせ・フォームの自動振り分け。フォームの内容に応じて担当者へ通知し、対応状況を一覧で管理します。

例6：AIを使った下書き作成や要約。ClaudeやChatGPTのAPIをGASから呼び出し、問い合わせの返信案や議事録の要約を作ります。個人情報を扱う場合は、送る情報の範囲を決めてから実装します。

• AI連携はAPI利用料が別途かかります（GASの運用費とは別です）
• 資料をもとに質問へ答えるAIチャットボットが向く用途もあります

GASが向かないケースと判断の基準

次のような場合は、GAS以外の構成（専用のサーバーやデータベース）を検討します。正直にお伝えすると、無理にGASで作るより、最初から別の方式を選ぶ方が結果的に安くなることがあります。

• 同時に数百人以上が使う、または大量のアクセスが見込まれる
• 1回の処理が数分以上かかる大量データの一括処理が毎日ある
• 取引先や顧客向けに、高い可用性・厳密な権限管理が求められる
• スプレッドシートの行数が数十万行を超える規模のデータを扱う

月額運用費0円になる理由と、注意点

運用費がかからない理由は、データの置き場所と実行環境をGoogleアカウントの無料枠（または既に契約しているGoogle Workspace）に載せるからです。サーバーの契約や保守が不要で、利用者も使い慣れたGoogleアカウントで入れます。

ただし、担当者の変更に備えてアカウントの管理者を決めておく、スクリプトの修正は開発側に依頼するか社内で担える体制にする、といった運用面の準備は必要です。Googleの仕様変更で調整が必要になる可能性もあります。

まず小さく作って確かめる進め方

最初から全業務をシステム化せず、一つの業務に絞って小さく作り、使いながら直す進め方をおすすめします。効果が確認できてから範囲を広げれば、費用も失敗のリスクも抑えられます。

相談の前に、今の業務の流れ・困りごとの回数・使う人数を書いたメモがあると、GASで足りるかの判断が早くなります。書き方は関連記事の要件整理の記事で解説しています。

まとめ

GASは、数人〜数十人の社内の定型業務（入力・申請承認・請求・レポート・通知）に向き、月額運用費0円で運用できる可能性があります。大量アクセスや大規模データには向かないため、人数と処理量で見極めることが大切です。

ラスタージは、業務システム開発とDX化支援を低コストで行っており、GASで足りるかの判断から相談できます。