ChatGPT・Claudeの業務利用ルール
情報漏えいを防ぐ5つの基準

ChatGPT・Claudeを業務で使う前に、最低限のルールを決めておく

ChatGPTやClaudeは、文章の下書き、要約、問い合わせ対応の補助などで業務を大きく楽にします。一方で、社員が個人の判断で顧客情報を入力してしまうと、情報漏えいや契約違反につながるおそれがあります。

この記事では、中小企業が今日から決められる5つの基準を紹介します。どれも特別なツールは不要で、A4用紙1枚にまとめられる内容です。

基準1：入力してよい情報を3段階に分ける

「機密情報は入力しない」だけでは、現場は判断に迷います。情報を具体例つきで3段階に分けると、迷いが減ります。

• 入力OK：公開済みの情報、一般的な知識の質問、社名や個人名を含まない文章の推敲
• 条件つきOK：社内文書の要約など。固有名詞や金額を伏せたうえで、会社が認めたサービスだけで使う
• 入力NG：顧客の個人情報、契約書の本文、未公開の財務・人事情報、パスワードや認証情報

基準2：使ってよいサービスとアカウントを決める

同じChatGPTやClaudeでも、個人向けと法人向けのプランでは、入力内容の扱いや管理機能が異なる場合があります。利用規約と設定画面で、入力内容がAIの学習に使われるかどうか、データの保存期間、管理者機能の有無を確認し、会社として使うサービスとプランを決めます。

個人の無料アカウントで業務の情報を扱わない、という一文をルールに入れておくだけでも効果があります。

基準3：個人情報は、AIに渡す前に伏せる

顧客名や連絡先を含む文章をAIで処理したい場合は、氏名・電話番号・メールアドレスを記号に置き換えてから渡し、結果を受け取った後で元に戻す方法が安全です。

手作業では漏れが出るため、Google Apps Script（GAS）でスプレッドシートのデータを自動的にマスキングしてからAIに渡す仕組みにすると、確実に運用できます。実装方法は関連記事で解説しています。

基準4：AIの出力は、人が確認してから使う

AIは、事実と異なる内容をもっともらしく書くことがあります。顧客向けのメール、数字や日付を含む文書、法律や契約に関わる内容は、担当者が確認してから使うルールにします。

確認の手間を減らしたい場合は、AIが作った下書きを担当者が承認ボタンで確定する仕組みにすると、確認漏れを防げます。

基準5：使い方を記録し、3か月ごとに見直す

誰が、どの業務で、どのように使ったかを簡単に記録しておくと、問題が起きたときに原因をたどれます。スプレッドシートに日付・用途・使ったサービスを1行で残すだけで構いません。

AIのサービスは機能も規約も変わります。3か月に1回、ルールを見直す日を決めておきます。

ルールだけでなく、安全に使える環境を用意する

禁止事項を並べても、忙しい現場ではルールが守られにくくなります。業務に合わせた専用の入力画面や、自社の資料だけをもとに答えるAIチャットボットを用意すれば、社員が安全な使い方を選びやすくなります。

ラスタージ（Lustage）は、開発実績多数の業務システム開発とAIチャットボット導入を、低コストで提供しています。社内ルールの整理と、それを支える仕組みづくりをあわせて相談できます。

まとめ

ChatGPT・Claudeの業務利用では、①情報を3段階に分ける、②サービスとアカウントを決める、③個人情報を伏せる、④出力を人が確認する、⑤記録して見直す、の5つを決めておけば、リスクを抑えて活用できます。

まずは1枚のルールから始め、業務に合った仕組みへ広げていくのが現実的です。